Het incassotraject verloopt in een aantal verstandige stappen die op elkaar voortbouwen. Dit maakt de structuur van alle maatregelen bij het volgen van openstaande posten absoluut efficiënt. Tegelijkertijd is het incassotraject ook behoorlijk gedetailleerd, zodat we in deze blogpost als het ware een kijkje achter de schermen durven nemen en schetsen wanneer welke stappen nodig zijn en waarom.
In principe kan het incassoproces worden onderverdeeld in vier hoofdgebieden, die tot op zekere hoogte de macrostructuur in het professioneel debiteurenbeheer weerspiegelen:
- Pre-gerechtelijke incasso
- Juridische aanmaning
- Beheer van vorderingen na de rechtbank en afscherming
- Titelbewaking & debiteurenbewaking
Binnen deze vier hoofdonderdelen, waarin het debiteurenbeheer plaatsvindt, bouwen kleinere units op elkaar voort. Alle afzonderlijke diensten tezamen resulteren dan in het gehele proces in het incassotraject.
Incassoproces: prejudiciële aanmaningsprocedure
Elke incassoprocedure begint meestal voor de rechtbank. Dit betekent dat incassocliënten hun openstaande vorderingen uit handen geven aan de incassodienstverlener. Deze zaakoverdracht naar incasso kan worden voorafgegaan door een operationeel aanmaningsproces met een betalingsherinnering, ook als dit wettelijk niet noodzakelijk is. Alleen twee factoren zijn bepalend voor de overdracht van openstaande posten aan een incassobureau: De vordering moet (1.) in gebreke zijn en (2.) niet worden betwist. Zolang aan deze twee criteria wordt voldaan, staat niets de incassoopdracht in de weg.
De voorgerechtelijke verwerking in het kader van de incassoprocedure voorziet dan in twee schriftelijke incassoherinneringen. Met deze herinneringsbrief wordt vervolgens de verwerking van de openstaande post door het ingeschakelde incassobureau weergegeven en wordt de vordering gesteld. Ook opsporingswerk maakt deel uit van de pre-courante incasso, bijvoorbeeld als adresgegevens niet meer up-to-date zijn. Dan moet u het adres achterhalen zodat er überhaupt een incasso-herinnering kan worden verstuurd.
Als in het voortraject een openstaande vordering wordt gerealiseerd, sturen incassobureaus de openstaande vordering door naar de opdrachtgever en wordt de zaak gesloten. Meer dan de helft van alle vorderingen profiteert van zeer goede slagingspercentages bij incasso! Als de zaak niet voor de rechter kan worden beslecht, staat de overgang naar een gerechtelijke aanmaningsprocedure op de agenda: het claimbeheer gaat door naar de volgende fase.
Procedure in de incassoprocedure: gerechtelijke aanmaningsprocedure
Met de gerechtelijke aanmaningsprocedure wordt het incasseren van een vordering in de incassoprocedure als het ware officieel. In een procedure in twee fasen wordt de aanmaning eerst aangevraagd bij de bevoegde aanmaanrechter. De aanmaning wordt vervolgens per officiële overhandiging naar de andere partij (de schuldenaar) gestuurd en er begint een bezwaartermijn van 14 dagen te lopen.
Het betalingsbevel wordt gevolgd door de executoriale titel, die (onbetwist) wordt beschouwd als een volledige titel. Dit betekent dat twee doelen parallel kunnen worden nagestreefd in gerechtelijke aanmaningen:
Het gaat nog steeds om de totstandkoming van de openstaande vordering: De ambtelijke levering en de eventuele gevolgen daarvan (bijvoorbeeld voor de kredietwaardigheid van een debiteur) geven een extra impuls aan de gerechtelijke vorderingsbehandeling. de focus ligt op de titel als een equivalent doel: zodra vorderingen zijn geëtiketteerd, is het volledige scala aan executie-instrumenten beschikbaar en kunnen incassodienstverleners bijvoorbeeld tegen de wil van de debiteur toegang krijgen tot het vermogen van de schuldenaar door middel van beslag.
De aanmaningsprocedure markeert dus de overgang tussen pre-courante incasso en post-courante tenuitvoerlegging.
Incassoprocedures: beheer en tenuitvoerlegging van vorderingen na de rechtbank
Tenuitvoerlegging is dus het centrale middel om titelvorderingen af te dwingen in de post-gerechtelijke incasso. De titel is een verworven recht op een claim, het garandeert een rechthebbende dit recht voor een volledige 30 jaar. Om dit gegarandeerde recht af te dwingen, is de medewerking van de schuldenaar niet van belang bij het beheer van vorderingen na de rechtbank: in plaats daarvan kunnen nu ook onder dwang, dat wil zeggen tegen de wil van een schuldenaar, opeisbare vorderingen worden ingesteld. Hiervoor zijn verschillende garnituurvarianten beschikbaar.
De zogenaamd klassieke inbeslagname van tassen of eigendommen speelt tegenwoordig een nogal ondergeschikte rol. Moderne inbeslagnemingsmaatregelen zijn veeleer gericht op derde-debiteuren. Zo is het >beslag op loon> gericht tegen de werkgever van een debiteur, is beslag op een rekening gebaseerd op zijn bank, enz.
Daarnaast gaat het bij incassowerk na de rechtbank altijd om het up-to-date houden van debiteurengegevens en het in de gaten houden van de kredietwaardigheid van de debiteur.
Titelbewaking & debiteurenbewaking
Omdat eigendomstitels niet altijd direct kunnen worden geëxecuteerd: Als debiteuren op dit moment bijvoorbeeld een vermogensrapportage hebben ingediend, is er een periode van goed gedrag van twee jaar waarin geen nieuwe schulden mogen ontstaan. Als debiteuren dergelijke voorwaarden schenden, plegen ze fraude die kan leiden tot strafrechtelijke sancties.
Dergelijke details over debiteuren en hun kredietwaardigheidsgeschiedenis zijn de spil voor een schone controle. Het gaat erom toegangsmogelijkheden te herkennen en vervolgens te gebruiken. Als de kredietwaardigheid van een debiteur verbetert, bijvoorbeeld door huwelijk, erfenis of professionele vooruitgang, neemt de kans op realisatie toe. Dan kunnen nog oudere titels met succes worden afgedwongen en worden claims gekoppeld.
Schuldeisers die afhankelijk zijn van incasso profiteren van dit consistente proces in alle stadia waarin debiteurenbeheer plaatsvindt. De kans op succes in professioneel debiteurenbeheer is groter dan ooit!
Meer weten? kijk eens op eenincassobureau.nl.